Politique de Confidentialité

Politique de confidentialité de SignWow Canada

Date d'entrée en vigueur : 17 octobre 2025

1. Qui sommes-nous et comment cette politique s'applique

SignWow Inc. (« SignWow Canada », « SignWow », « nous », « notre » ou « nos ») fournit des solutions d’accessibilité basées sur la technologie, notamment la langue des signes et des services de communication connexes, par le biais de nos sites Web, applications Web et mobiles, plateformes, API et intégrations (collectivement, les « Services »).

La présente Politique de confidentialité (« Politique ») explique comment nous traitons les renseignements personnels dans le cadre des Services offerts aux particuliers et aux organisations situés au Canada. Elle s’applique lorsque vous visitez notre site Web canadien (y compris https://www.signwow.com/canada), utilisez nos applications ou plateformes, communiquez avec nous ou interagissez autrement avec nos Services.

En utilisant les Services, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente Politique et acceptez que nous puissions collecter, utiliser et divulguer vos renseignements personnels comme décrit ici et conformément à la loi applicable.

2. Notre engagement envers les lois canadiennes sur la protection de la vie privée

La présente politique vise à se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) (« LPRPDE ») et, le cas échéant, aux lois provinciales similaires sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, notamment en Alberta, en Colombie-Britannique et au Québec. Selon votre situation et votre lieu de résidence, d’autres lois provinciales ou territoriales sur la protection des renseignements personnels peuvent également s’appliquer.

En cas de conflit entre la présente politique et la législation applicable en matière de protection des données personnelles, cette dernière prévaudra. Nous pouvons être amenés à modifier la présente politique afin de garantir sa conformité avec nos pratiques, nos services et les exigences légales.

3. Termes clés utilisés dans la présente politique

« Renseignements personnels » désigne les renseignements concernant une personne identifiable ou les renseignements qui peuvent raisonnablement être liés à une personne identifiable, au sens de la LPRPDE et des lois provinciales applicables en matière de protection de la vie privée.

Les « cookies » sont de petits fichiers stockés sur votre navigateur ou appareil qui permettent aux sites web ou aux services de reconnaître votre navigateur et de mémoriser certaines informations au fil du temps, telles que vos préférences ou votre statut de connexion.

L’« interprétation en personne » (parfois appelée interprétation sur place ou en face à face) désigne l’interprétation en langue des signes qui se déroule au même endroit physique que les participants.

L’« interprétation vidéo à distance » ou « IVR » désigne l’interprétation en langue des signes fournie par vidéo à l’aide de la technologie des télécommunications (par exemple, outils de vidéoconférence, caméras et une connexion Internet fiable).

« Utilisateur » désigne toute personne qui accède à nos Services ou les utilise, y compris les apprenants, les clients, les interprètes en langue des signes, les entrepreneurs et les autres participants.

Les « enregistrements » comprennent les enregistrements audio ou vidéo capturés au cours d'une session, les transcriptions ou légendes associées, les journaux de discussion et les métadonnées techniques connexes créées dans le cadre de la fourniture des Services.

4. Informations que nous recueillons

Nous recueillons des renseignements personnels de différentes manières, selon la façon dont vous interagissez avec nous et les fonctionnalités que vous utilisez.

4.1 Informations que vous nous fournissez

• Informations relatives au compte et au profil : telles que votre nom, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, votre adresse de facturation, votre fuseau horaire, vos préférences linguistiques et, le cas échéant, des informations sur votre organisation ou votre rôle.

• Détails des réservations et des rendez-vous : dates et heures des séances, détails des réunions ou des vidéoconférences, nom de l’interprète ou du formateur (le cas échéant), et toute information ou tout document que vous choisissez de partager avant ou pendant une séance.

• Informations de paiement et de facturation : date et heure d’achat, mode de paiement et montants des transactions. Nous faisons appel à des prestataires de services de paiement tiers pour la gestion des données de cartes bancaires et ne conservons pas l’intégralité des numéros de cartes bancaires dans nos systèmes.

• Communications avec nous : y compris les courriels, les tickets d’assistance, les discussions instantanées, les réponses aux sondages, les commentaires et toute autre information que vous choisissez de nous envoyer.

• Contenu que vous fournissez : tels que les fichiers, documents ou autres éléments que vous téléchargez ou partagez via les Services, y compris dans le cadre de formations, d’évaluations ou d’assistance en matière d’accessibilité.

4.2 Informations générées lors de votre utilisation des services

• Contenu et enregistrements des sessions (si activés) : audio/vidéo, sous-titres et transcriptions, historiques de chat, réactions en cours de session et horodatage. Les enregistrements ne sont effectués que si notre plateforme ou l’intégration concernée le permet et dans les limites autorisées par la loi et les accords applicables.

• Informations techniques et de performance : telles que le type d’appareil, le système d’exploitation, le type de navigateur, la localisation générale dérivée de l’adresse IP, les indicateurs de qualité de la connexion, les journaux d’erreurs et de plantages, et d’autres données de télémétrie qui nous aident à maintenir et à améliorer les Services.

4.3 Informations collectées automatiquement

• Journaux techniques : informations de base collectées par nos serveurs et nos outils de sécurité, notamment l’adresse IP, les identifiants de l’appareil, le type de navigateur et les pages ou fonctionnalités auxquelles vous accédez.

• Données d'utilisation et d'analyse : telles que les fonctionnalités que vous utilisez, la fréquence à laquelle vous les utilisez, le temps que vous passez dans différentes sections des Services et les tendances générales qui nous aident à comprendre et à améliorer la façon dont nos Services sont utilisés.

• Préférences : informations concernant vos paramètres et choix (par exemple, langue préférée, préférences de notification et paramètres d’accessibilité), que nous pouvons stocker à l’aide de cookies ou de technologies similaires.

4.4 Informations que nous recevons d'autres sources

• Clients institutionnels : tels que votre employeur, votre école ou toute autre organisation qui achète ou gère l’accès aux Services en votre nom, qui peut nous fournir des informations telles que des listes, des noms et des coordonnées pour créer et gérer des comptes.

• Prestataires de services et partenaires d'intégration : tels que les fournisseurs d'hébergement, les fournisseurs d'analyse, les outils de support client, les plateformes de communication et les fournisseurs de vidéo qui nous aident à exploiter les Services et peuvent partager des informations ou des analyses qu'ils génèrent en agissant selon nos instructions. Cela inclut :

• HubSpot

• Sources publiques ou professionnelles : y compris les sites Web accessibles au public ou les profils professionnels que nous pouvons utiliser pour nous aider à maintenir l’exactitude de nos dossiers ou à comprendre les organisations qui utilisent nos services.

• Plateformes de médias sociaux : lorsque vous interagissez avec nos comptes officiels ou choisissez de connecter votre profil de médias sociaux à nos Services, sous réserve des paramètres et des politiques de ces plateformes.

5. Comment nous utilisons les renseignements personnels

Nous utilisons vos informations personnelles à diverses fins, toutes liées à la fourniture, à la sécurisation et à l'amélioration des Services et à la gestion de notre relation avec vous et nos clients.

• Fournir et assurer le support des Services : créer et gérer des comptes, planifier et animer des séances, fournir des services de langue des signes et d’accessibilité, et offrir un support client.

• Gérer notre entreprise : y compris la facturation, la comptabilité, l'audit et autres tâches administratives internes.

• Améliorer et développer les Services : par exemple, en analysant la manière dont les fonctionnalités sont utilisées, en identifiant les tendances, en testant de nouvelles fonctionnalités et en utilisant des données anonymisées ou agrégées pour mieux comprendre les performances et la demande.

• Personnalisez votre expérience : par exemple, en adaptant certains contenus, affichages ou recommandations au sein des Services en fonction de vos paramètres et de vos habitudes d’utilisation.

• Communiquer avec vous : pour répondre à vos demandes, vous fournir des mises à jour et des avis relatifs au service, vous envoyer des enquêtes de satisfaction et, lorsque cela est autorisé, vous fournir des informations sur les fonctionnalités ou les programmes susceptibles de vous intéresser.

• Protéger la sécurité et prévenir les abus : notamment en détectant et en enquêtant sur les activités suspectes, les fraudes ou les violations potentielles de nos conditions générales et politiques.

• Respecter les obligations légales et réglementaires : notamment se conformer aux exigences en matière de rapports financiers, de fiscalité et de tenue de registres ; répondre aux demandes légitimes des autorités ; et faire respecter nos accords.

• Toute autre finalité pour laquelle vous donnez votre consentement ou qui vous est décrite au moment où nous recueillons vos informations.

6. Fondements juridiques et consentement (Canada)

En vertu de la LPRPDE et des lois canadiennes similaires sur la protection de la vie privée, le traitement de vos renseignements personnels repose généralement sur votre consentement et sur nos intérêts commerciaux légitimes. Dans de nombreux cas, votre consentement est implicite du fait de votre décision d’utiliser les Services après avoir été informé(e) de nos pratiques. Dans d’autres situations, nous pourrions vous demander votre consentement explicite (par exemple, pour certains enregistrements ou communications marketing).

Nous pouvons également traiter vos données personnelles sans votre consentement lorsque la loi le permet ou l'exige, par exemple pour nous conformer à une décision de justice, enquêter sur une éventuelle violation de la loi ou d'un contrat, ou recouvrer une créance. Lorsque nous nous appuyons sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et d'un préavis raisonnable. Le retrait de votre consentement peut affecter notre capacité à vous fournir certains services.

7. Quand et comment nous partageons les informations

Nous ne divulguons pas de renseignements personnels, sauf dans les cas prévus par la présente politique ou lorsque la loi l’autorise ou l’exige. Lorsque nous partageons des renseignements personnels, nous le faisons en utilisant des mesures de protection appropriées et uniquement aux fins décrites.

• Prestataires de services et sous-traitants : Nous faisons appel à des sociétés tierces pour fournir des services en notre nom, tels que l’hébergement cloud, le stockage de données, l’analyse, le traitement des paiements, les communications, la sécurité et le support client. Ces prestataires ont accès aux données personnelles uniquement pour exécuter les tâches qui leur sont confiées et sont contractuellement tenus de les protéger et de les utiliser exclusivement selon nos instructions.

• Clients institutionnels : Si votre utilisation des Services est fournie ou gérée par une organisation (par exemple, un employeur, une école ou un organisme), nous pouvons partager des informations pertinentes avec cette organisation afin de gérer les comptes, de fournir des rapports d’utilisation ou de performance au niveau organisationnel et de traiter les questions d’assistance ou de facturation.

• Transactions commerciales : Les renseignements personnels peuvent être transférés dans le cadre d’une fusion, d’une acquisition, d’un financement, d’une réorganisation ou d’une vente, proposée ou réalisée, de la totalité ou d’une partie de notre entreprise, sous réserve des garanties appropriées et des exigences ou notifications légales.

• Raisons juridiques et de sécurité : Nous pouvons divulguer des informations si nous estimons que cela est raisonnablement nécessaire pour nous conformer à la loi applicable, à une demande légitime ou à une procédure judiciaire ; pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de SignWow Canada, de nos utilisateurs ou d’autres personnes ; ou pour détecter, prévenir ou résoudre des problèmes de sécurité, de fraude ou techniques.

• Avec vos instructions ou votre consentement : nous pouvons divulguer des informations à des tiers lorsque vous nous le demandez ou lorsque vous avez donné votre consentement.

Aucune vente d'informations personnelles

Nous ne vendons ni ne louons vos informations personnelles ou vos enregistrements vidéo bruts à des tiers. Si nos pratiques venaient à changer, nous mettrons à jour la présente politique et vous fournirons les avis et les options requis par la loi applicable avant l'entrée en vigueur de ces changements.

8. Transferts internationaux et transfrontaliers

Bien que SignWow Canada s’adresse principalement aux utilisateurs canadiens, nous pouvons avoir recours à des fournisseurs de services ou à des infrastructures situés à l’extérieur de votre province, territoire ou du Canada (par exemple, aux États-Unis ou dans d’autres pays). Par conséquent, vos renseignements personnels pourraient être transférés, stockés ou traités dans un autre territoire.

Lorsque nous transférons des données personnelles vers un autre pays, nous prenons des mesures visant à garantir un niveau de protection comparable, notamment en concluant des accords contractuels appropriés et en examinant les pratiques de nos prestataires de services en matière de confidentialité et de sécurité. Dans ce pays, vos données personnelles peuvent être soumises aux lois du territoire concerné et accessibles aux tribunaux, aux forces de l'ordre ou aux autorités réglementaires, conformément à ces lois.

9. Durée de conservation des informations

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pendant la période raisonnablement nécessaire à la réalisation des fins décrites dans la présente politique ou conformément aux exigences ou autorisations de la loi. La durée de conservation appropriée dépend de la nature des renseignements et du contexte de leur collecte.

En règle générale, les enregistrements de session (lorsqu'ils sont activés) sont conservés par défaut pendant 24 mois maximum, sauf si nous sommes tenus de les conserver plus longtemps pour des raisons légales, de sécurité ou contractuelles, ou si vous demandez leur suppression anticipée et que nous sommes en mesure d'y donner suite. Les enregistrements transactionnels, comptables et de conformité peuvent être conservés plus longtemps afin de respecter les obligations légales et réglementaires. Nous pouvons conserver des données anonymisées ou agrégées, ne permettant plus d'identifier une personne, à des fins d'analyse et de reporting.

10. Vos droits à la protection de la vie privée au Canada

Sous réserve de certaines limites et exceptions prévues par les lois canadiennes sur la protection de la vie privée, vous pouvez avoir les droits suivants concernant vos renseignements personnels :

• Accès : le droit de demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.

• Rectification : le droit de demander des corrections ou des mises à jour concernant des informations inexactes ou incomplètes.

• Suppression et retrait du consentement : le droit de demander la suppression de certaines informations personnelles ou de retirer votre consentement à notre utilisation de vos informations, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles.

• Informations sur nos pratiques : le droit de demander des informations sur nos politiques et pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels, notamment sur la façon dont ils sont utilisés et à qui ils ont été divulgués.

• Portabilité (lorsqu'elle est disponible) : dans certains cas, le droit de demander une copie de vos informations personnelles dans un format électronique couramment utilisé.

• Plaintes : vous avez le droit de déposer une plainte auprès de nous et, si votre problème n’est pas résolu, auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou de l’organisme provincial ou territorial de réglementation de la protection de la vie privée compétent.

Comment exercer vos droits

Vous pouvez consulter et modifier certaines informations de votre compte directement dans les paramètres de votre compte SignWow. Si vous ne parvenez pas à le faire, ou si vous souhaitez exercer un autre droit relatif à la protection de vos données personnelles, veuillez nous contacter en utilisant les informations de la section « Comment nous contacter » ci-dessous. Nous pourrions avoir besoin de vérifier votre identité avant de répondre à votre demande. Nous vous répondrons dans un délai raisonnable et conformément à la législation applicable.

11. Cookies, stockage local et analyses

Nous utilisons des cookies et des technologies similaires (telles que le stockage local dans votre navigateur ou appareil) pour assurer le bon fonctionnement et la sécurité de nos services, mémoriser vos préférences et comprendre comment les utilisateurs utilisent nos sites web et applications.

• Les technologies essentielles vous permettent de vous connecter, de rester connecté et de naviguer en toute sécurité sur les Services.

• Les technologies fonctionnelles mémorisent des paramètres tels que la langue, l'accessibilité et autres préférences, vous évitant ainsi de les réinitialiser à chaque fois.

• Les outils d'analyse nous aident à comprendre quelles fonctionnalités sont utilisées, à diagnostiquer les problèmes techniques et à améliorer les performances et l'ergonomie.

Vous pouvez gérer les cookies et les technologies similaires via les paramètres de votre navigateur ou de votre appareil, ce qui vous permet notamment de les bloquer ou de les supprimer. Si vous choisissez de désactiver certaines technologies, certaines fonctionnalités des Services pourraient ne pas fonctionner correctement.

12. Comment nous protégeons les informations

Nous utilisons une combinaison de mesures de protection organisationnelles, techniques et physiques pour protéger les renseignements personnels que nous détenons et contrôlons. Ces mesures sont adaptées au degré de sensibilité des renseignements et peuvent comprendre le chiffrement lors du transfert, le contrôle d'accès, des pratiques de développement sécurisées, la formation du personnel et la gestion des risques liés aux fournisseurs.

Malgré tous nos efforts, aucune méthode de transmission ou de stockage d'informations n'est totalement infaillible. Nous ne pouvons garantir une sécurité absolue et nous vous encourageons à utiliser des mots de passe robustes et uniques, à préserver la confidentialité de vos identifiants de connexion et à nous contacter immédiatement si vous soupçonnez un accès non autorisé à votre compte.

Notification des incidents de sécurité et des violations de données

Si nous prenons connaissance d'un incident de sécurité impliquant des renseignements personnels, nous mènerons une enquête et prendrons les mesures appropriées pour atténuer les préjudices potentiels. Lorsque les lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels l'exigent, nous aviserons les personnes concernées et les autorités compétentes en matière de protection de la vie privée de toute atteinte aux mesures de sécurité.

13. Enregistrements et services d'interprétation en langue des signes / d'accessibilité

Cette section décrit les pratiques supplémentaires qui s'appliquent lorsque nous fournissons des services de langue des signes et des services d'accessibilité connexes par le biais de nos plateformes technologiques, notamment l'interprétation vidéo à distance, l'interprétation en personne, les séances de formation, les ateliers, les forums communautaires et les offres similaires.

• Finalités des enregistrements : Lorsque les enregistrements sont activés, nous pouvons les utiliser pour exploiter et prendre en charge les Services, pour l’assurance qualité et la formation du personnel, pour aider à enquêter sur les problèmes de sûreté ou de sécurité, pour la recherche et le développement internes (y compris l’évaluation et l’amélioration des fonctionnalités basées sur l’IA), et pour respecter les obligations légales ou contractuelles.

• Information et consentement : Nous vous informerons en temps voulu et obtiendrons votre consentement lorsque la loi ou un contrat l’exige avant d’enregistrer une session. Si vous choisissez de ne pas être enregistré ou si l’enregistrement est désactivé, certaines fonctionnalités des Services pourraient ne pas être disponibles.

• Accès et suppression : Sous réserve de vérification d’identité et des exceptions applicables (par exemple, lorsque les enregistrements doivent être conservés pour des raisons de sécurité, de prévention de la fraude ou juridiques), vous pouvez demander l’accès aux enregistrements associés à votre compte ou leur suppression.

• Aucune vente ni location : Nous ne vendons ni ne louons à des tiers les enregistrements vidéo bruts ou les informations personnelles collectées dans le cadre de ces services.

• Conservation : Sauf indication contraire dans un accord ou exigence légale, les enregistrements sont généralement conservés pendant une durée maximale de 24 mois, puis supprimés ou dépersonnalisés conformément à nos pratiques de conservation.

14. Enfants et adolescents

Nos services sont généralement destinés aux personnes âgées d'au moins 14 ans. Les utilisateurs mineurs dans leur province ou territoire doivent obtenir le consentement et la participation d'un parent ou tuteur légal, qui est responsable de l'utilisation des services par le mineur et des paiements y afférents.

Lorsque la loi l'exige, nous obtenons le consentement parental ou du tuteur légal avant de collecter des informations personnelles concernant des mineurs. Si vous êtes un parent ou un tuteur légal et que vous pensez que nous avons collecté des informations personnelles concernant votre enfant sans le consentement requis, veuillez nous contacter afin que nous puissions enquêter et prendre les mesures appropriées, y compris la suppression des informations.

15. Communications marketing et LCAP

Nous respectons la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) lors de l'envoi de messages électroniques commerciaux. Le cas échéant, nous obtenons votre consentement explicite avant de vous envoyer des courriels marketing ou des messages similaires. Chaque message de ce type contient une option de désabonnement.

Vous pouvez à tout moment vous désinscrire de nos communications marketing en utilisant le lien de désabonnement figurant dans nos courriels ou en nous contactant aux coordonnées ci-dessous. Même si vous vous désinscrivez des communications marketing, nous pourrons toujours vous envoyer des communications non marketing, telles que des annonces de service, des alertes de sécurité ou des informations concernant votre compte.

16. Sites, applications et services tiers

Nos Services peuvent inclure des liens vers des sites Web, des applications ou des services tiers non exploités par SignWow Canada. Nous n'exerçons aucun contrôle sur ces tiers et ne sommes pas responsables de leurs pratiques en matière de confidentialité. Si vous choisissez d'utiliser ces services ou de suivre des liens vers d'autres sites, les renseignements personnels que vous fournirez seront régis par les politiques de confidentialité et les conditions d'utilisation de ces tiers, et non par la présente Politique. Nous vous encourageons à consulter leurs politiques de confidentialité avant de fournir des renseignements personnels.

17. Outils automatisés et fonctionnalités d'IA

Nous pouvons utiliser des outils automatisés, notamment des fonctionnalités basées sur l'IA, pour faciliter certains aspects des Services, par exemple pour créer ou améliorer des supports pédagogiques, fournir des analyses ou des informations, ou encore contribuer au contrôle de la qualité et de la cohérence. Ces outils sont conçus pour assister nos équipes et améliorer votre expérience.

Nous ne nous appuyons pas exclusivement sur le traitement automatisé, y compris le profilage, pour prendre des décisions ayant des conséquences juridiques ou similaires importantes pour les personnes physiques. Lorsque nous utilisons des outils automatisés susceptibles de vous affecter de manière significative, nous le faisons conformément à la loi applicable et, le cas échéant, nous vous fournissons des informations et des options supplémentaires.

18. Signaux « Ne pas suivre » et signaux similaires

Certains navigateurs Web proposent une fonction « Ne pas me suivre » (DNT) qui permet d'indiquer aux sites Web que vous ne souhaitez pas être suivi. Il n'existe actuellement aucune norme universellement acceptée concernant l'interprétation et la réponse aux signaux DNT, et nos Services n'y répondent pas pour le moment. Vous pouvez toutefois gérer les cookies et autres technologies de suivi via les paramètres de votre navigateur ou de votre appareil, comme indiqué dans la présente Politique.

19. Droit applicable et lieux où déposer une réclamation

La présente politique, ainsi que tout différend ou réclamation s’y rapportant ou concernant notre traitement des renseignements personnels, sont régis par les lois de la province de l’Ontario et les lois fédérales du Canada qui y sont applicables, sans égard aux règles relatives aux conflits de lois.

Sous réserve des droits dont vous pourriez bénéficier en vertu des lois applicables en matière de protection des consommateurs ou des modalités de règlement des différends prévues dans nos Conditions d'utilisation, toute action ou procédure judiciaire relative à la présente Politique ou à notre traitement des renseignements personnels sera portée exclusivement devant les tribunaux de la province de l'Ontario, siégeant à Toronto, en Ontario, et vous et SignWow Canada vous soumettez irrévocablement à la compétence de ces tribunaux.

20. Modifications apportées à la présente politique

Nous pouvons être amenés à modifier la présente Politique afin de refléter les changements apportés à nos Services, à nos pratiques en matière de confidentialité ou à la législation applicable. En cas de modifications importantes, nous vous en informerons de manière appropriée (par exemple, en publiant un avis sur notre site web ou en vous envoyant un courriel) et mettrons à jour la date d’entrée en vigueur figurant en haut de la présente Politique. Votre utilisation continue des Services après la date d’entrée en vigueur de toute modification vaut acceptation de la Politique révisée, sous réserve de la législation applicable.

21. Comment nous contacter

Si vous avez des questions ou des inquiétudes concernant cette politique ou nos pratiques en matière de confidentialité, ou si vous souhaitez exercer un droit relatif à la protection de la vie privée, vous pouvez nous contacter à l'adresse suivante :

SignWow Canada

À l'attention du responsable de la protection des données

Courriel : legal@signwow.com

Vous avez également le droit de communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou avec l’organisme provincial ou territorial compétent en matière de protection de la vie privée concernant toute préoccupation non résolue concernant notre traitement de vos renseignements personnels.

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